【幹事さん必見】送別会の流れや司会進行をスマートに成功させるための準備

送別会の幹事を任された方必見！本記事では、送別会の準備から当日の進行、トラブル対応まで、幹事として知っておくべき全てのポイントを詳しく解説します。初めて幹事を務める方でも安心して取り組めるよう、実践的なアドバイスと具体例を交えながら、スムーズな送別会の開催方法をご紹介します。

送別会を成功させるための事前準備

送別会を成功に導くためには、入念な事前準備が不可欠です。参加者との連絡調整から、会場選び、プレゼントの準備、当日のプログラム作成まで、幹事として押さえておくべき重要なポイントを段階的に解説していきます。適切な準備により、当日のトラブルを未然に防ぎ、思い出に残る送別会を実現できます。

参加者への連絡と出欠確認

送別会の成功は、参加者との円滑なコミュニケーションから始まります。まずは、送別会の基本情報（日時、場所、会費など）を明確に記載した案内メールを作成しましょう。案内は遅くとも2週間前までに送付し、1週間程度の返信期限を設定することをお勧めします。

連絡手段としては、ビジネス利用であればメール、プライベートであればLINEやSNSのグループ機能を活用するのが効率的です。また、出欠確認の際には以下の項目を必ず確認しましょう：

• 食事の際のアレルギーや制限の有無
• 終電や帰宅時間の制約
• 二次会への参加可否

さらに、参加者リストを作成し、返信状況を随時更新していくことで、未返信者への個別フォローもスムーズに行えます。

会場選びと予約

会場選びは送別会の雰囲気を大きく左右する重要な要素です。以下のポイントを考慮しながら、最適な会場を選定していきましょう。

確認項目	チェックポイント
予算	1人あたり4,000円～8,000円が一般的
立地	参加者の勤務地や自宅からのアクセス
収容人数	予定人数の1.2倍程度の余裕を確保
個室の有無	スピーチや余興がある場合は必須
時間設定	2時間～2.5時間が標準的
料理内容	食事制限やアレルギーへの対応可否

特に、会場予約の際は必ず仮予約期間を確認し、出欠確認の締め切りとのバランスを考慮して進めることが重要です。また、予算には余興や装飾、プレゼントなどの費用も含めて設定する必要があります。

送別品・プレゼントの準備

送別品の選定は、送別される方の思い出となる大切な要素です。職場での送別会の場合、以下のような定番アイテムを中心に、予算や状況に応じて選択します。

プレゼント種類	特徴	予算目安
花束	定番・写真映えが良い	5,000円～10,000円
寄せ書き	参加者全員の想いを込められる	2,000円～5,000円
実用的なギフト	異動・転職先での活用を考慮	10,000円～30,000円
記念アルバム	思い出をまとめやすい	3,000円～8,000円

プレゼントを選ぶ際は、送別される方の趣味や、転職先での生活なども考慮すると喜ばれやすいでしょう。また、複数の参加者で費用を分担する場合は、事前に集金方法や予算を明確にしておくことが重要です。

送別会プログラムの作成

スムーズな進行のために、タイムスケジュールを含む詳細なプログラムを作成しましょう。基本的な進行例を以下に示します：

18:30 受付開始
19:00 開会・司会挨拶（5分）
19:05 幹事挨拶（3分）
19:08 乾杯（2分）
19:10 歓談（40分）
19:50 余興（20分）
20:10 プレゼント贈呈（10分）
20:20 送別される方の挨拶（10分）
20:30 締めの挨拶・閉会（5分）

プログラムは、参加人数や会の形式によって適宜調整が必要です。特に、余興やプレゼント贈呈の時間は、内容に応じて余裕を持って設定することをお勧めします。

送別会当日の流れと司会進行

送別会当日は、準備したプログラムに沿って、臨機応変に対応しながら進行していきます。会の雰囲気を大切にしつつ、時間管理にも注意を払い、参加者全員が楽しめる会となるよう心がけましょう。

開会～乾杯

開会の挨拶（司会）

開会の挨拶では、参加者への感謝の意を表すとともに、送別会の趣旨を簡潔に伝えます。例えば以下のような内容が適切です：

「本日は、○○部○○様の送別会にご参加いただき、誠にありがとうございます。私、本日司会を務めさせていただきます△△でございます。それでは、まず幹事の□□よりご挨拶申し上げます。」

幹事の挨拶

幹事の挨拶では、送別される方への感謝や思い出、今後の活躍への期待などを盛り込みます。2-3分程度で簡潔にまとめることが望ましいでしょう。

乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は、通常、職場の上司や先輩に依頼します。事前に依頼しておくことで、スムーズな進行が可能となります。

歓談

歓談時間は、参加者同士が自由に会話を楽しむ大切な時間です。幹事は以下の点に注意を払いましょう：

• 送別される方が孤立しないよう、適度に声かけを行う
• 料理の補充や飲み物の追加注文に気を配る
• 会話が途切れている場合は、話題を振るなどのフォローを行う
• 写真撮影の時間を設けることで、後々の思い出となる

余興・ゲーム（任意）

余興は送別会を盛り上げる重要な要素ですが、参加者の性格や職場の雰囲気を考慮して実施を判断します。一般的な余興の例として以下のようなものがあります：

余興の種類	所要時間	準備物	特徴
クイズ大会	15-20分	クイズ内容、賞品	全員参加型で盛り上がりやすい
思い出スライドショー	10-15分	PC、プロジェクター	感動を演出しやすい
メッセージカード朗読	10-15分	メッセージカード	心のこもった言葉を共有できる
ビンゴゲーム	20-25分	ビンゴカード、景品	参加者全員が楽しめる

余興を実施する場合は、必要な機材や準備物を事前にチェックし、会場の設備との相性も確認しておくことが重要です。

プレゼント贈呈

花束贈呈

花束贈呈は写真撮影の映えるシーンとなります。以下のポイントに注意して進行しましょう：

• 花束は事前に会場に搬入し、適切な場所で保管
• 贈呈者を決めておき、タイミングを打ち合わせ
• 全員で記念撮影できるよう、場所を確保
• 花束を受け取った後の置き場所も考慮

送別品贈呈

送別品の贈呈は、代表者が送別される方への思いを込めたスピーチとともに行います。贈呈の際は以下の点に配慮しましょう：

• 贈り物の由来や選んだ理由を説明
• 参加者全員からの気持ちが込められていることを伝える
• 開封や確認のための時間を設ける

送別される人へのメッセージ

参加者からのメッセージは、送別会の中でも特に重要な時間です。以下のような方法で実施できます：

• 事前に集めた寄せ書きの披露
• 参加者が順番にスピーチを行う
• 代表者がまとめてメッセージを伝える

特に、長年一緒に働いた同僚や上司からのメッセージは、送別される方の心に深く残るものとなります。

送別される人の挨拶

送別される方の挨拶の時間は、会の中でもクライマックスとなります。以下の点について事前に伝えておくと良いでしょう：

• 挨拶の時間は約10分程度
• 在籍中の思い出や感謝の言葉を中心に
• 今後の抱負なども含められる
• 全員と写真撮影する時間があること

閉会

締めの挨拶（司会）

締めの挨拶では、以下の内容を含めることで、送別会を締めくくります：

• 参加者への感謝
• 送別される方への最後の言葉
• 二次会がある場合は、その案内
• 解散時の注意事項（忘れ物、終電時間など）

送別会を盛り上げるためのポイント

送別会をより思い出深いものにするためには、参加者全員が楽しめる演出と、心のこもった準備が重要です。ここでは、会を成功に導くための具体的なポイントと、効果的な演出方法について詳しく解説していきます。

参加者に合わせた企画・演出

送別会の参加者の年齢層や関係性によって、最適な企画や演出は大きく異なります。以下のポイントを考慮しながら、企画を検討しましょう：

参加者層	おすすめの企画	避けるべき演出
20-30代中心	アクティブなゲーム、SNS投稿企画	長時間のスピーチ
40-50代中心	思い出トーク、クイズ大会	騒がしい余興
年齢層混在	ビンゴ、フォトモザイク	体を動かすゲーム
上司中心	記念品贈呈、スピーチ	カジュアルすぎる演出

また、職場の雰囲気や送別される方の性格も考慮に入れ、無理のない範囲で企画を立てることが重要です。

サプライズ演出のアイデア

印象に残る送別会にするため、いくつかのサプライズ演出を取り入れることをお勧めします：

• 参加者全員での寄せ書きフォトアルバム作成
• 過去の写真や動画を使用したスライドショー上映
• 職場の同僚によるメッセージビデオ制作
• 送別される方の好きな音楽やテーマに合わせた装飾

ただし、サプライズ演出は事前準備と周囲との連携が不可欠です。特に、送別される方の性格や好みを考慮し、過度な演出は避けるようにしましょう。

心に残るメッセージ・スピーチ

効果的なメッセージやスピーチのポイントは以下の通りです：

• 具体的なエピソードを交えて話す
• 感謝の言葉を必ず含める
• 今後の活躍への期待を述べる
• 個人的な思い出や学んだことにも触れる

特に、長年一緒に働いた同僚からのメッセージは、送別される方の心に深く残るものとなります。スピーチは3分程度を目安に、核となるメッセージを明確にすることが重要です。

送別会におけるマナーと注意点

送別会を円滑に進めるためには、基本的なマナーと注意点を参加者全員が理解していることが重要です。ここでは、特に気をつけるべきポイントについて、具体的に解説していきます。

服装

送別会の服装は、開催時間や場所、参加者の立場によって適切な選択が異なります：

シーン	服装の基準	注意点
平日夜	仕事着のまま	汚れや乱れに注意
休日昼	スマートカジュアル	華美になりすぎない
高級店	セミフォーマル	TPOに合わせる
上司同席	ビジネスカジュアル	清潔感を重視

遅刻・欠席連絡

送別会における遅刻・欠席の連絡は、幹事の進行に大きく影響するため、以下のマナーを徹底することが重要です：

• 遅刻が分かった時点で、速やかに幹事へ連絡
• 到着予定時刻を明確に伝える
• 欠席の場合は、メッセージや気持ちを預かってもらう
• 会費の支払い方法について確認を取る

特に、突然の欠席は会場予約や会費の調整に影響を与えるため、可能な限り早めの連絡を心がけましょう。

その他の注意点

送別会を気持ちよく過ごすために、以下の点にも注意を払いましょう：

項目	具体的な注意点
飲酒マナー	無理な飲酒を強要しない、適量を心がける
写真撮影	撮影前に許可を取る、SNSへの投稿は確認する
話題選び	センシティブな話題は避ける
時間厳守	終了時間を意識し、延長時は全体の同意を得る

オンライン送別会を開催する場合

オンライン送別会の流れ

オンライン送別会特有の進行とポイントを押さえましょう：

時間	内容	注意点
開始15分前	接続テスト	音声・映像の確認
開始時	参加者入室確認	名前表示の統一
挨拶・乾杯	オンライン乾杯	全員カメラオン
歓談	ブレイクアウトルーム活用	少人数での会話
締めくくり	全体での記念撮影	スクリーンショット

おすすめのツールと活用方法

オンライン送別会を円滑に進めるためのツール活用法を紹介します：

• ビデオ会議ツール（Zoom、Teams等）の機能を最大限活用
• オンラインゲームやクイズツールの併用
• デジタル寄せ書きの作成
• バーチャル背景の活用による演出

オンラインならではの演出

距離の制約を逆手に取った、オンラインならではの演出を考えましょう：

• 全国の関係者からのビデオメッセージ
• オンラインで同時に記念品を開封
• バーチャル背景を使用した思い出の場所の再現
• オンラインクイズやゲームの実施

トラブルシューティング

参加者の急なキャンセル

急なキャンセルへの対応方法をまとめます：

• 会場への連絡と人数調整
• 会費の再計算と参加者への説明
• 進行プログラムの微調整
• 代理でのメッセージ伝達方法の確認

その他のトラブルへの対処法

想定されるトラブルと対応策を事前に準備しておきましょう：

• 機材トラブル（プロジェクター不具合等）の代替案
• 天候不良時の対応プラン
• 予算超過時の調整方法
• 進行の遅れへの対処方法

まとめ

送別会の成功は、入念な準備と柔軟な対応にかかっています。以下のポイントを押さえることで、思い出に残る送別会を実現できます：

• 早めの準備と参加者との綿密な連絡
• 送別される方の性格や希望を考慮した企画立案
• マナーと気配りを忘れない進行
• トラブルへの備えと臨機応変な対応
• オンライン開催時の特性を活かした運営

これらの要素を意識しながら、参加者全員で送別される方の新たな門出を祝う、心温まる会を作り上げましょう。